暖房28度設定の部屋でアイスを食べるのが好きな、営業サポート課の小林でした～！

「小林さん～、お客さんから予約確認メールが届いていない。ってクレームがよく来るんだよ～」というご相談を最近よく受けます。

　

確かに、もし自分がユーザー側になった場合

宿に宿泊予約をして返信メールが届かなかったら「本当に予約できてるの！！？」と不安になる気持ちはわかります。

施設様側も「予約システムが送っているハズなのに何故･･･」という気持ちも大いにわかります！

　　

各携帯キャリアのセキュリティが強化されたタイミングで、OTAからの予約通知メールが届かないタイミングはよくあるのですが、そのようなクレーム電話が今後できるだけ来ないようにする

施設様側で出来る自社HP予約での対処法をご紹介します。

　　　

お客様側の迷惑メール対策設定を記載

予約通知メールが届かない一番多い原因は、お客様（受信アドレス側）の迷惑メール対策設定によるものです。

　　　

お客様のメールアドレスが携帯キャリアのアドレス（@docomo.ne.jpや@ezweb.ne.jp等）の場合、迷惑メール対策として、メール送信元が制限（ドメイン指定受信設定等）されていることがあります。

迷惑メール対策の設定により、予約通知メールが迷惑メールフォルダやゴミ箱に自動的に振り分けられたり、削除されることがあります。

　　
お客様が迷惑メール対策を設定した覚えがなくても、携帯電話によってはデフォルトで迷惑メール設定がされている場合もあるのでやっかいですね！

　　　

ですので、施設メールアドレスのドメイン（@以降の部分）もしくは施設メールアドレス全体を、メール受信許可するようお客様へ設定の依頼が必要となります。

　　　

予約プロの予約フォームにはご丁寧にこのように注意文言がありますが、R-withやホームページダイレクトには表示がありませんので どちらかに記載したほうが親切ですね。

　　　

● R-with での設定方法

楽天トラベル管理画面TOP「R-with設定画面」→「画面表示メッセージ設定」

こちらからページのヘッダー/フッターに指定した文言を掲載することができます。

　　　

● ホームページダイレクト での設定方法

じゃらんnet管理画面TOP「部屋タイプ・プランの変更・削除」→ 「エキスパートメニューを開く」→「ホームページダイレクト」→「追加説明テキストを登録する」

こちらから、各プランの詳細ページに指定した文言を掲載することができます。

　　　

上記方法で自社HP予約サイトへ、下記文言を記載してみてください。

　　　

【携帯電話のメールアドレスをご利用の方】
docomo、au、SoftBank等、各キャリアのメールアドレスをご登録いただくと
セキュリティ設定のため、予約確認メールが届かない恐れがございます。
携帯各社のキャリアメールアドレス以外にてご登録のほどお願い申し上げます。

また、「ドメイン指定受信」や「PCからのメール受信拒否設定」などにより
予約確認メールがブロックされているケースが増えております。
「@○○○.co.jp 」のドメインを受信可能にご設定ください。

　　　

以上で完成です！

　　　

また、ドメイン設定の方法が不明な場合は携帯会社へお問合せいただくようご案内ください。

その他自社HP予約サイトへの記載方法もありますのでぜひご相談ください♪

　　

　

送信ドメイン認証　SPFレコードの設定

施設様のメールアドレスのドメイン（@以降の部分）を管理しているDNSのSPFレコードに、
各自社ホームページ向け予約システムサーバのIPアドレスを設定することで

「 自社ホームページ向け予約システムサーバから送信された施設メールアドレスのメールは、迷惑メール（なりすましメール）ではない正しいメールである」と解釈されやすくし、お客様へ到達率を上げる方法があります！

　　　　

そもそも、自社ホームページ向け予約システムでは、OTAとは異なり、施設様のメールアドレスを使って、予約システムのサーバから予約者・会員にメールを送信しているんです。
ですので、施設様のサーバからの直接の送信ではないため、「正しいメールサーバから送信されていない、なりすましメール」と判断され、お客様側から受信を拒否される場合があります。

　　　

ですので、送信元となる施設メールアドレスのドメインにSPFレコードを記述することで、
お客様へのメール到達率の向上を図る施策を行ったほうがいいのです！

　　

　
DNS サーバ？　SPF レコード？

　

正直私も設定など全然わかりません･･･汗

ここは素人が勉強してどうこうできるものではないようなので、設定については送信元メールアドレスのドメイン管理者にお問い合わせください。

　　　

受信側のサーバがどのように判定するかは受信側のサーバ次第のため、この対応で改善するかどうかは保障できませんが、 DNSのSPFレコードはメール不達問題の解決方法としてよく用いられる1つですので、お困りの施設様はぜひご検討ください！

　　　

また、SPFレコードの設定はドメインを管理しているDNS会社にて設定をする必要があるため、
独自ドメインのメールアドレスにて設定が可能です。

　

施設メールメールアドレスとして、プロバイダーのメールアドレスやYahoo!、Gmail等のフリーメールのメールアドレスを使用している場合はSPFレコードを設定することはできませんのでご注意を。

　

この際に、 独自ドメインのメールアドレスを取得したい！という施設様のご相談も大歓迎です★

　

さいごに

その他にも、

・登録されたメールアドレスが間違っている

・ お客様のメールボックスが容量オーバーになっている 　などなど

　

予約通知メールが届かない原因はあるのですが、

上記で説明した2点の設定で、クレームの電話が一本でも減ってくれれば嬉しいです！

施設様もお客様もウィンウィンな設定をご活用くださいね♪